Kuva 1: Tiedostolinkkimuunnin
DUO-järjestelmä mahdollistaa ulkoisten resurssien linkityksen luettelokappaleisiin. Linkit voidaan lisätä käsin kappalelomakkeesta tai automaattisesti tiedostolinkkimuuntimella.
Linkki tarkoittaa viitettä DUO-tietokannan ulkopuolella olevaan resurssiin. Resurssi on yleensä tiedosto, mutta myös WWW-sivusto tai hakemisto voidaan tulkita resurssiksi. Resurssin nimen on oltava yksikäsitteinen.
Resursseihin viitataan tyypistä riippuen joko tiedostonimellä tai URL-osoitteella. Resurssille voidaan määritellä tyyppi, joka rajoittaa linkkiosoitteen muotoa. Linkkityypit ovat seuraavat:
Huomaa, että linkin määrittämisen myötä resurssia ei kopioida tietokantaan (poikkeuksena jpg- ja bmp- muotoisten kuvien esikatseluvedokset). Esimerkiksi CD-ROM -levylle sijoitetun linkin avaaminen edellyttää, että kyseinen CD-ROM -levy on asemassa ja että järjestelmän levyasematunnus on säädetty oikein.
Linkkejä voidaan määritellä manuaalisesti Linkit-lomakkeesta, joka aukeaa luettelokappalelomakkeen alta. Linkkejä voidaan liittää luettelokappaleisiin suoraan kappalelomakkeesta. Jokaisella kappaleella voi olla rajoittamaton määrä linkkejä ja eri kappaleilla voi olla yhteisiä linkkejä.
Tiedostolinkkimuunnin on apuohjelma, joka automatisoi linkkien lisäämistä DUO-tietokantaan. Jos lisättävät tiedostot ovat oikein nimettyjä, linkit voidaan liittää suoraan luettelokappaleisiin. Tiedostolinkkimuuntimen käyttöliittymä on esitetty kuvassa 1. Muuntimen voi aktivoida DUO-ohjelman näytä-valikosta tai F6-pikanäppäimellä.
Kuva 1: Tiedostolinkkimuunnin
Työhakemisto tarkoittaa hakemistoa, jonka tiedostoja merkitään linkeiksi. Jos Käsittele alihakemistot-valinta on merkitty, haku ulotetaan myös kaikkiin työhakemiston alihakemistoihin rekursiivisesti. Haettavat tiedostot merkitään Tiedostotyypit-tekstikenttään pystyviivalla eroteltuna. Kuvan valinnalla etsitään kaikkia jpg- gif- ja png- tyyppisiä kuvia.
Tiedostolinkkimuunnin on suunniteltu tilanteeseen, jossa käytettävissä on suuri määrä kuvia, joko valmiina CD-ROM -levyllä tai käsittelyvaiheessa kiintolevyllä ennen CD-ROM -levylle polttoa. Jälkimmäisessä tapauksessa kannattaa valita Merkitse tietokantaan CD-ROM -tiedostoina, jolloin tiedostonimistä leikataan asematunnus pois.
Muunnoksen yhteydessä resurssin tai linkin kuvauksiin voidaan liittää vakiomuotoiset merkkijonot, jotka määritellään vastaavilla kentillä. Resurssikuvaukseksi kannattaa merkitä yleistä tietoa muunnoksesta, kuten käsiteltävän CD-ROM -levyn tunniste.
Tiedostolinkkimuunnin tunnistaa automaattisesti linkeiksi inventointinumeron mukaan nimetyt tiedostot. Tiedostonimen yleinen muoto on seuraava:
Artikkelilaji ja sitä seuraava alaviiva voidaan jättää pois, jos kyseessä on esineeseen liittyvä tiedosto. Alanumeron jälkeisen alaviivan jälkeinen osa liitetään tiedoston kuvaukseen tietokannassa. Jos alanumero tai artikkelilaji on jätetty pois, linkin tulkitaan kohdistuvan koko diarioon tai lahjoitukseen, jolloin se liitetään kaikkiin tiedostonimessä annetun diarion kappaleisiin. Esimerkiksi seuraavat nimet ovat tunnistettavia:
Liitettävät tiedostot-valintarivillä voidaan ohjata muuntimen käyttäytymistä löydettyjen tiedostojen suhteen. Ensimmäisen valinnan mukaan tietokantaan liitetään vain linkit, jotka on nimetty inventointinumeron mukaan ja jota vastaa jokin tietokannassa oleva luettelokappale. Toisessa valinnassa liitetään myös tiedostot, joille ei löydy luettelokappaletta, kunhan tiedosto on nimetty oikein. Viimeinen valinta liittää kaikki Tiedostotyypit-valinnan mukaan löydetyt tiedostot.
Ensimmäistä valintaa lukuunottamatta uusien linkkien liittäminen oikeisiin luettelokappaleisiin on osittain käyttäjän vastuulla. Liittämisessä kannattaa käyttää apuna ikkunan alaosan tekstikenttään generoitavaa raporttia, joka kuvaa muuntimen toiminnan jokaisen löydetyn tiedoston osalta.