TIETOJÄRJESTELMIEN KEHITTÄMISEN PERUSKURSSI

ESIMERKKIHARJOITUSTYÖRAPORTTI

 

Sisällysluettelo

1. Johdanto

1.1. Yleiskuvaus rakennettavasta järjestelmästä
1.2. Määritelmät, termit ja lyhenteet      

2. Nykytilanne ja toimeksianto
3. Tavoitteet ja rajoitteet

3.1. Toiminnalliset vaatimukset
3.2. Ei-toiminnalliset vaatimukset
3.3 Rajoitteet

4. Ratkaisuvaihtoehdot

4.1. Ratkaisuvaihtoehto 1
4.2. Ratkaisuvaihtoehto 2
4.3. Ratkaisuvaihtoehto 3

5. Suositukset jatkotoimenpiteistä

1. Johdanto

1.1. Yleiskuvaus rakennettavasta järjestelmästä

Tässä dokumentissa kuvataan tietojärjestelmäratkaisu, jonka tavoitteena on huolehtia pienimuotoisten laitoskirjastojen (kuten esimerkiksi koulujen, sairaaloiden ja sotilaskotien kirjastojen) päivittäisistä perustoiminnoista: materiaalin hallinnasta, lainauksesta, palautuksesta ja varaamisesta. Järjestelmän tavoitteena on automatisoida nykyiset manuaaliset toiminnot ja automatisoinnin avulla tehostaa kirjastojen toimintaa.

1.2. Määritelmät, termit ja lyhenteet

Tämä raportti ei sisällä erityisiä määritelmiä tai lyhenteitä.

2. Nykytilanne ja toimeksianto

Vielä nykyään useissa pienissä laitoskirjastoissa (esimerkiksi sairaanloiden, koulujen ja sotilaskotien kirjastot) toimitaan perinteisellä manuaalisella materiaalin hallinta-, lainaus- ja varausjärjestelmillä. Kirjastotoiminnan tehokkuus muodostuu yleensä tälläisessä tilanteessa ongelmaksi: vaikka kirjasto on pieni, joudutaan manuaalisuuden vuoksi sen toimintaan sitouttamaan suhteellisen paljon työvoimaresursseja. Kirjaston työntekijät joutuvat myös yleensä hoitamaan kirjastoa oman toimensa ohella, joten mahdollisimman tehokas automatisoitu tuki kirjaston perustoiminnoille olisi erittäin tervetullut myös heidän näkökulmastaan.

Pienkirjastojen liitto ry:n keskuskomitea on tilannetta helpottaakseen käynnistänyt yhteistyössä Jyväskylän yliopiston Tietotojärjestelmätieteen laitoksen kanssa käynnistänyt esitutkimushankkeen, jonka tarkoituksena on selvittää minkälainen järjestelmä parhaiten tukisi pienkirjastojen toimintaa ja mitä vaihtoehtoja sellaisen toteuttamiselle on. Laitoskirjastot tarvitsisivat pienimuotoisen ja nimenomaan pienimuotoista toimintaa varten suunnitellultua tietojärjestelmää. Koska laitoskirjastotkin eroavat keskenään vielä kokonsa puolesta, olisi suotavaa että ratkaisu olisi skaalattavissa muutaman sadan niteen, kymmenien käyttäjien sekä yhden virkailijan yksiköistä aina muutamaan tuhanteen niteeseen, satoihin käyttäjiin ja useamman virkailijan yksikköön.

Tässä esitutkimusraportissa on selvitetty tehtävänannon mukaan erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja pienkirjaston tietojärjestelmäratkaisulle. Tehtävän annossa tavoitteeksi on määritelty yhden tai korkeintaan muutaman PC-mikron muodostama järjestelmä, joka kykenee hoitamaan pienen kirjaston perustoiminnot kuten materiaali- ja asiakastietojen ylläpidon sekä lainaukset, palautukset ja materiaalin varaukset. Pienimmissä kirjastoissa järjestelmää käyttäisivät vain kirjastovirkailijat, mutta suuremmissa kirjastoissa järjestelmä mahdollistaisi maksimissaan muutaman asiakaspäätteenkin käytön. Järjestelmään on voitava tarvittaessa liittää myös viivakoodinlukijat sekä virkeilija että asiakaspäätteisiin. Kaikki kirjaston toiminnot tulee olla mahdollista suorittaa virkailijapäätteeltä k& auml;sin joko viivakoodinlukijan kanssa tai ilman. Asiakaspäätteiltä - mikäli niitä on - tulee olla mahdollista aina selailla ja hakea materiaalin tietoja sekä, mikäli päätteeseen on liitetty viivakoodinlukija, myös lainata ja varata materiaalia. Kullekin päätteelle sallitut toiminnot tulee olla mahdollista määrittää päätekohtaisesti.

3. Tavoitteet ja rajoitteet

3.1. Toiminnalliset vaatimukset

Vaatimus #

Vaatimuksen kuvaus

1

Järjestelmäsä tulee olla asiakasrekisteri, johon tulee pystyä tallentamaan kustakin asiakkaasta ainakin seuraavat tiedot: asiakastunnus, nimi, henkilötunnus sekä jokin yhteystieto (osoite, puhelinnumero, huoneen numero, potilaskoodi tms.)

2

Järjestelmässä tulee olla materiaalirekisteri, johon tulee pystyä tallentamaan kirjoista, lehdistä, videoista, levyistä ja kaseteista mm. Seuraavat tiedot: nimi, tekijä, julkaisija, tunnusnumero (kirjojen ja lehtien tapauksessa ISBN-numero), julkaisuvuosi jne.)

3

Asiakkasrekisterin tietoja tulee pystyä lisäämään (esim. uusi asiakas), muokkaamaan (esim. virheiden korjaus) ja poistamaan (esim. asiakas poistuu yhteisän piiristä)

4

Materiaalirekisterissä olevia materiaalitietoja tulee pystyä lisäämään (esim. kirjaston saadessa uutta materiaalia), muokkaamaan (esim. virheiden korjaus) ja poistamaan (esim. kirja poistetaan käytöstä tai katoaa)

5

Asiakasrekisterissä olevia tietoja tulee pystyä selailemaan ja rekisteriin on pystyttävä tekemään hakuja.

6

Materiaaliarekisterissä olevia tietoja tulee pystyä selailemaan ja rekisteriin on pystyttävä tekemään hakuja.

7

Kirjastossa olevaa materiaalia tulee pystyä lainaamaan järjestelmän kautta.

8

Kirjastossa olevaa materiaalia tulee pystyä varaamaan järjestelmän avulla.

9

Materiaalipalautukset tulee pystyä hoitamaan järjestelmän avulla.

3.2. Ei-toiminnalliset vaatimukset

Vaatimus #

Vaatimuksen kuvaus

1

Järjestelmä koostuu aina vähintään yhdestä virkailijapäätteestä.

2

Järjestelmään voidaan tarvittaessa virkailijapäätteen lisäksi liittää 1 – 4 asiakaspäätettä.

3

Sekä virkailija- että asiakaspäätteet voidaan tarvittaessa varustaa tietojen syöttämistä helpottavalla viivakoodinlukijalla.

4

Asiakas- ja materiaalitietojen syöttäminen, muokkaaminen tai poistaminen saa tapahtua vain virkailijapäätteeltä.

5

Asiakastietojen selailu ja hakeminen on mahdollista vain virkailijapäätteeltä. Asiakas voi tarkistaa henkilökohtaiset tietonsa (esim. lainaamansa kirjat) asiakaspäätteeltä mikäli päätteeseen on liitetty viivakoodinlukija.

6

Asiakaspäätteiltä käytettävissä olevat palvelut tulee voida määritellä päätekohtaisesti.

7

Materiaalin varaaminen on aina mahdollista virkailijapäätteiltä. Varaaminen on mahdollista myös asiakaspäätteeltä mikäli päätteeseen on liitetty viivakoodinlukija.

8

Materiaalin lainaus on mahdollista aina virkailijapäätteeltä. Lainaus on mahdollista asiakaspäätteiltä vain mikäli päätteeseen on liitetty viivakoodinlukija.

9

Materiaalin palautus on mahdollista vain virkailijapäätteeltä.

10

Materiaalin palautus on mahdollista vain virkailijapäätteeltä.

 

4. Ratkaisuvaihtoehdot

4.1. Ratkaisuvaihtoehto 1

Ratkaisuvaihoehto 1

Kartoitetaan markkinoilla olevat kirjastojärjestelmät ja valitaan niistä yksi, joka tarvittaessa räätälöiden otetaan käyttöön.

Ratkaisun vahvuudet

Tämän ratkaisun ilmeinen vahvuus on sen helppous ja nopeus asiakkaan kannalta: Asiakkaan ei tarvitse sitouttaa henkilöstöään pitkäkestoiseen kehittämishankkeeseen ja järjestelmä saataisiin todennäköisesti nopeasti käyttöön (arvio: 2 kk määrittely/evaluaatiovaihe, 2 kk räätälöinti/sovitus/ käyttöönottovaihe). Myöskin ylläpidon saaminen on turvatuinta valmisohjelmistolle.

Ratkaisun heikkoudet

Tyypillisesti markkinoilla olevat kirjastojärjestelmät on rakennettu palvelemaan suurten kirjastojen tarpeita ja siten sisältävät ominaisuuksia, joilla pienkirjastoille ei ole merkitystä (esim. kaukolainaus). Tästä seuraa että valmisohjelmistot ovat sovelluksina melko raskaita pienkirjastojen käyttöön vaatien kirjastojen toimintaan nähden ylimitoitetut laiteresurssit. Myöskin suuren järjestelmän räätälöinti ja sovittaminen pienen organisaation tarpeisiin voi olla odotettua työläämpää, mikäli se on mahdollista ollenkaan.

4.2. Ratkaisuvaihtoehto 2

Ratkaisuvaihoehto 2

Palkataan ulkopuolinen kehittäjätaho rakentamaan vaatimusten mukainen järjestelmä.

Ratkaisun vahvuudet

Ottamalla kehitystyön aloite omiin käsiin taataan todennäköisesti vaihtoehto 1:stä parempi järjestelmän sopivuus nimenomaan pienkirjastoille – saadaan siis todennäköisemmin sellainen järjestelmä kuin halutaan. Ratkaisun etuna on myös se, että ulkoistamalla varsinainen kehitystyö (ja jatkossa myös ylläpito), ei organisaation tarvitse itse palkata kehittämistyön ammattilaista, jolle organisaatiolla ei tämän hankkeen ulkopuolella kuitenkaan olisi käyttöä (hanke työllistäisi em. henkilön kokopäivätoimisesti korkeintaan muutaman kuukauden ajan ja sen jälkeen korkeintaan muutamia tunteja viikossa). Ammattilaisavun käyttäminen varsinaisen toteutustyön läpiviemiseen takaa myös tee kaikki itse –ratkaisua paremmin järjestelmätoteutuksen toimivuuden ja laadun.

Ratkaisun heikkoudet

Edellyttää organisaatiolta suurempaa sitoutumista hankkeeseen, koska organisaation oman henkilöstön osallistumisen on oltava syvällisempää ja pitempiaikaista (osallistuminen vaatimusmäärittelyyn, analyysiin ja suunnitteluun). Todennäköisesti vaihtoehto2 on myöskin kallein vaihtoeHto, sillä kustannukset tulevat olemaan melko varmasti korkeammat kuin valmisohjelmiston hankinnassa tai vaiehtoehdossa, jossa järjestelmä toteutetaan organisaation omin voimin.

4.3. Ratkaisuvaihtoehto 3

Ratkaisuvaihoehto 3

Rakennetaan itse vaatimusten mukainen järjestelmä.

Ratkaisun vahvuudet

Kuten vaihtoehdossa 2, tämä ratkaisu takaa sen että järjestelmästä todennäköisemmin tulee juuri sellainen kuin halutaan. Voidaan myös olettaa että kaikilla hankkeeseen osallistuvilla on oikeasti kiinnostusta aihetta kohtaan koska heitä todennäköisesti motivoi muukin kuin pelkkä raha.

Ratkaisun heikkoudet

Ratkaisun suurin ongelma on tarvittavan tietojärjestelmäosaamisen järjestäminen. Pienkirjastojen liitto ry:n henkilöstö ei tunne tietojärjestelmien kehittämistoimintaa kovinkaan hyvin eikä omaa riittävää teknistä osaamista kyetäkseen selviytymään kaikista kehittämisen vaatimista toimenpiteistä. Näin järjestelmän kehittäminen organisaation sisällä edellyttäisi kuitenkin uuden tietojärjestelmien kehittämiseen perehtyneen henkilön palkkaamista. Tämä taas on ongelmallista koska ko. henkilölle ei kuienkaan olisi kokopäivätoimisesti tarvetta kuin korkeintaan muutamaksi kuukaudeksi. Kyseisen henkilön sitouttaminen hankkeeseen ja varsinkin järjestelmän ylläpitoon on todennäköisesti mahdotonta. Myöskään järjestelmän toteuttaminen ja ylläpito esim. opiskelijoiden tai harjoittelijoiden "pätkätöinä" ei tule kyseeseen koska järjestelmän kokonaislaatu halutaan varmistaa mahdollisimman kattavasti koko sen elinkaaren ajan.

5. Suositukset jatkotoimenpiteistä

Tässä raportissa päädytään suosittamaan vaihtoehtoa numero 2, vaikka se onkin arvioitu vaihtoehdoista kalleimmaksi. Tärkeimmät tätä vaihtoehtoa puoltaneet perustelut olivat:

Harkitsemisen arvoinen seikka vaihtoehdon 2 toteutuksessa on se, että Pienkirjastojen liitto voisi yhteistyössä kehittäjätahon kanssa tuotteistaa edellä kuvatun pienkirjastojärjestelmän, jonka jälkeen tuotetta voidaan myydä myös esim. liiton ulkopuolisille kirjastoille ja näin ainakin osittain periä takaisin sen kehityskustannukset.

Mikäli päädytään etenemään ratkaisun numero 2 mukaan, seuraavana vaiheena on sopivan yhteiskumppanin etsiminen sekä varsinaisen kehityshankkeen projektointi ja suunnittelu. Näihin toimenpiteisiin ei tässä raportissa oteta enää kantaa.