[ edellinen - alkuun - seuraava ]

Vinkkejä DUOn käyttöön

Sekalaisia ohjeita DUO-sovelluksen käyttöön liittyen.

Käyttöliittymästä yleensä

• Käyttöliittymä on pyritty rakentamaan mahdollisimman pitkälle yhdenmukaisista komponenteista. Esim. kaikki hakutaulukot ja listat toimivat loogisesti samalla tavalla ja kaikilla lomakkeilla on samat yleistoiminnot.
• Joidenkin ikkunoiden (erityisesti luettelokappaleiden) avaaminen saattaa kestää kauan. Käsittelyn nopeuttamiseksi (ja muistin säästämiseksi!) pidä mahdollisimman vähän monimutkaisia lomakkeita avoinna yhtä aikaa.
• Jos ohjelma valittaa alussa, että yhteyttä tietokantaan ei saada, tarkista, että ODBC-ajurissa on oikea IP-osoite tietokantapalvelimessa. Ajurin asetuksia voi määrittää DUO:n asennusohjelmassa tai Windowsin ohjauspaneelin kautta kohdasta Tietolähteet. DUO:n ODBC-linkin alias on yleensä nimeltään DUO ja se sijaitsee Järjestelmän tietolähteissä (ei käyttäjän).
• Jos hukut avoimiin ikkunoihin, paina F5-näppäintä. Se tuo esille listan avoimista lomakkeista, jolloin voit siirtyä haluamaasi lomakkeeseen tai sulkea turhat lomakkeet.
• Lähes kaikissa näytöissä on hyödyllisiä asiaan liittyviä lisäkomentoja ponnahdusvalikon takana. Ponnahdusvalikon saa esille hiiren oikealla napilla. Jos olet epävarma mahdollisista toiminnoistasi, kannattaa tutkia ponnahdusvalikon komennot.
• Muista aina kirjautua ulos tai lopettaa ohjelma, kun lopetat tietojen päivityksen tai hakemisen.
• Jos ohjelma antaa epämääräisiä virheilmoituksia (erityisesti Access Violation), kannattaa käynnistää ohjelma uudelleen (ellei ohjelma ole jo ehtinyt kaatua). :-)
• Ongelmatilanteissa älä epäröi ottaa yhteyttä ohjelman kehittäjään: <minurmin@cc.jyu.fi>.

Hakutoiminnoista

• Jos tiedät etukäteen hakemasi luettelokappaleen tai lahjoituksen numeron, kokeile pikahakua (F3). Pikahakulomakkeeseen voi syöttää luettelokappaleen, lahjoituksen tai diarion inventointinumeron, jolloin ohjelma hakee vastaavan lomakkeen.
• Kokeile rohkeasti erilaisia hakuyhdistelmiä etsiessäsi tietoa. Muista, että yhdessä hakutaulukossa ei ole välttämättä kaikkia tietokohteeseen liittyviä tietoja! Esim. luettelokappaleisiin liittyviä henkilöitä ovat luovuttajat, tuottajat, ja mahdollisesti käyttäjät, jotka kaikki ovat omissa hakutaulukoissaan.
• Jos hakemasi joukko on suuri, kannattaa hakutaulukkoon tehdä yleishaku ennen haun suorittamista. Tämä rajaa tehokkaasti hakujoukkoa ja haku nopeutuu.
• Saat hakutaulukon vasemmasta reunasta vetämällä erityisen etsimispalkin, johon on listattuna ja eriteltynä pääasiallisen järjestyskentän arvot. Palkin avulla on helppo siirtyä etsittyyn tietueeseen.
• Painamalla hakutaulukossa mitä tahansa näppäintä vie sinut tietueeseen, joka vastaa kirjoittamaasi merkkiä. Merkit jäävät muistiin niin kauan kuin olet samasa tietueessa, joten voit kirjoittaa kokonaisia sanoja tai lukuja.
• Painamalla hakutaulukossa Kentän otsikkoa ohjelma suorittaa taulukon järjestämisen valitsemasi kentän mukaan. Painamalla samaan aikaan Control-näppäintä ohjelma lisää toissijaisia järjestyskriteerejä. Tyypillinen esimerkki on pääluettelon järjestäminen ensisijaisesti artikkelilajin, toissijaisesti päänumeron ja lopulta alanumeron mukaan.
• Pitämällä hakutaulukossa Shift-näppäintä alhaalla ohjelma avaa taulukon riviä vastaavan lomakkeen ja palauttaa hakutaulukon näkyviin. Näin voit selata nopeasti taulukon viittaamia lomakkeita.

Tietojen päivityksestä

• Uusia tietoja kannattaa lähteä lisäämään pääikkunan lisää uusi-pikakuvakkeen kautta. Kappaletta lisätessä tietokannassa on oltava vastaava lahjoitus ja diario.
• Diarion poistaminen on kielletty, jos diariolla on luettelokappaleita. Edelleen lahjoitusten poistaminen on kielletty, jos lahjoituksella on diarioita.
• Poistettaessa yksinkertaisia tietueita (esim. kokoelma, hakusana, henkilö) järjestelmä kysyy yleensä, minne viittaukset poistettavaan tietueeseen ohjataan. Tämä tarkoittaa sitä, että tietokannassa on jostain paikasta viitattu tietueeseen, jota ollaan poistamassa (esim. poistetaan henkilö A, joka on luovuttanut jotain). Uudelleenohjaus tarkoittaa, että tietokannan kaikki viittaukset poistettavaan tietueeseen muutetaan osoittamaan johonkin muuhun (esim. luovutustiedoissa henkilön A luovutukset ovat jatkossa henkilön B luovutuksia). Uudelleenohjaus tapahtuu valitsemalla lomakkeen vasemmanpuoleisesta listasta uusi tietue ja painamalla Korvaa-nappia.
• Lomakkeella olevien alilomakkeiden tiedot ovat eri asia kuin alilomakkeiden osoittamat tiedot! Esimerkki: Jokaisella luettelokappaleella voi olla mielivaltainen määrä hakusanoja, jotka näkyvät kappalelomakkeella. Hakusanoja voi valita yleisestä hakusanalistasta ja listaan voi myös lisätä uusia hakusanoja. Yleiselle hakusanalistalle on oma lomakkeensa, joka ei siis ole sama asia kuin yksittäisen kappaleen hakusanat. Erityisesti kappaleen hakusanan poisto ei poista hakusanaa yleisestä hakusanalistasta, mutta toisaalta hakusanan poisto listasta vaihtaa viittaukset tiettyyn hakusanaan kaikkialla tietokannassa!
• Joidenkin tietokohteiden (esim. henkilöt, materiaalit, kappaleiden yleisnimet) lomakkeen vasemmalla olevassa listassa voi näkyä rasti näytä kaikki... tällaisilla lomakkeilla näytetään oletuksena rajoitettu (asiayhteyteen liittyvä) joukko kaikista tietueista. Rajoitteen voi poistaa klikkaamalla rastia. Esim. luovuttajia määrätessä oletuksena näkyvät vain ne henkilöt, jotka ovat aikaisemmin luovuttaneet jotain. Vaihtoehtoisesti listassa näkyvät kaikki tietokannan henkilöt ja organisaatiot.
• Liitettäessä ulkoisia tiedostoja dokumentteihin muista aina varmistaa, että olet haluamassasi hakemistossa. Tarkista myös linkin tyyppi (www-linkkejä ei kannata tallentaa paikallisen levyn tiedostoiksi...).

Käyttäjähallinnasta

• Jokainen ohjelman käyttäjä (jolle myönnetty tietojen päivitysoikeus) voi päivittää omia tietojaan (käyttäjähallinta -> omat tiedot ->). Muiden työntekijöiden tietojen (käyttäjätunnus, salasana) muuttaminen on kuitenkin sallittua vain henkilöille, joilla on käyttäjien hallinta-käyttöoikeus.
• Uusia käyttäjiä on helppo lisätä käyttäjähallinta-valikon kohdasta lisää uusi käyttäjä.
• Jos työntekijä lähtee ohjelmaa käyttävästä organisaatiosta, mutta hänen tietonsa on pidettävä tietokannassa, käyttäjäoikeudet kannattaa säätää tasolle ei oikeuksia. Tällöin (entinen) työntekijä ei voi enää käyttää ohjelmaa.

Raporteista

• Ohjelman raportit ovat CSS-tyylimäärityksellä varustettuja HTML-muotoisia tiedostoja, jolloin niitä voidaan tarkastella kaikissa käyttöympäristöissä ja niiden ulkoasua voidaan muokata joustavasti.
• Lomakkeella olevien alilomakkeiden (esim. lahjoituslomakkeessa ovat alilomakkeet luovuttaja ja diario) tiedot generoidaan raporttiin oletuksena taulukkona. Rastittamalla kohta liitä alilomakkeiden tiedot raporttiin raporttien generointidialogista tekee lomaakkeraportista yksityiskohtaisemman generoimalla kaikki alilomakkeiden tiedot mukaan raporttiin.
• Raporttien generointidialogin kohta kaikki taulukon viittaamat lomakkeet pakkaa yhteen raporttitiedostoon jokaisen hakutaulukon tietuetta vastaavan lomakkeen. Toiminnolla saa tehtyä kerralla suurenkin määrän raportteja, mutta monimutkaistempien lomakkeiden (erityisesti kappaleet) ollessa kysessä toiminto voi olla hidas.
• Tallenna ja tulosta -optio raporttien generointidialogissa tuo ruutuun välittömästi tulostusdialogin välittömsti raportin generoinnin jälkeen. Raportin voi siis tarvittaessa tulostaa heti avaamatta sitä välillä selaimessa.
• Muista, että generoidun raportin voi helposti kopioida muualle tai vaikka lähettää sähköpostilla eteenpäin. Hyvän ulkoasun takaamisesti CSS-tiedosto kannattaa pitää HTML-tiedoston mukana.

[ edellinen - alkuun - seuraava ]