Miksi Korpin kalenteri Jyväskylän Yliopiston kalenteriksi

• Yleensä ensimmäinen ajatus: "Minä en rupea käyttämään Korpin kalenteria"
• Korpin kalenterin kantava idea on se, että sitä ei tarvitse juurikaan käyttää. Tapahtumat tulevat sinne automaattisesti. Opetustapahtumat, kokoukset jne.
• Yksi ihminen laittaa, moni hyötyy => aikaa jää tuottavaa työhön ja kalenteri on aina ajan tasalla.

1. Se toimii

Korpin kalenteri on ollut aktiivisessa käytössä jo keväästä 2002.

2. Kalenteri on suunniteltu nimenomaan opetus- ja kokouskäytäntöjä varten

Korpin kalenterin suunnittelun lähtökohtana on ollut nimenomaan sopivuus opetuksen järjestelyjen tukemiseen.

Samalla sivutuotteena tulee erinomainen kalenteri erilaisia kokouskäytäntöjä varten.

3. Muut ovat kateellisia nimenomaan Korpin kalenterin saumattomasta integroinnista

Jyväskylän yliopiston ulkopuoliset tahot, jotka ovat tutustuneet Korppiin, ovat olleet kateellisia Korpin kalenterin saumattomasta integroinnista kurssitapahtumiin, salivarauksiin ja ryhmäkalenteriin.

4. Täydellinen integrointi salivaraukseen

Yliopiston aikaisempi Sali-järjestelmä oli osin samojen tekijöiden tekemä. Siksi kaikki se kokemus mitä yliopiston salivarauksista oli opittu 15 vuodessa, on pystytty hyödyntämään Korpissa. Kun salivaraus on integroitu kurssihallintaan, päästään tilanteeseen jossa kurssitapahtuman luominen yksi ainoa toimenpide jolla tulee tieto salivarausjärjestelmään, opettajan lukujärjestykseen sekä kaikkien kurssille ilmoittautuneiden opiskelijoiden lukujärjestykseen.

"Sali" voi toki olla ihan mikä tahansa yhteinen tarvittava resurssi, kuten siirrettävä videoprojektori, auto, vene tms.

5. Täydellinen ajantasaisuus

Korpin kalenterin tekniikan ansiosta kalenterit ovat aina ajan tasalla (ks. oma luku). Kun esim. salivaraus poistetaan, on tieto välittömästi kaikkien niiden kalenterissa joita muutos koskee. Haluttaessa esim. lisäyksestä ja perumisesta tulee myös sähköpostiviesti.

6. Ryhmäkalenteri

Tekniikan ansiosta ryhmäkalenteri tulee lähes sivutuotteena. Ryhmäkalenterin ansiosta voidaan helposti tarkastella tietyn ryhmän esimerkiksi yhteisiä vapaita aikoja. Niiden osalta jotka eivät käytä Korpin kalenteria, lähetetään automaattisesti sähköpostia uusista tapahtumista.

7. Vastaanottoaikojen varaus

Korpista voidaan varata vastaanottoaikoja (esim. opettajilta). Varattu aika näkyy opettajan ja opiskelijan kalenterissa. Jos jompikumpi peruu ajan, poistuu se molempien kalenterista ja tiedoksi lähtee vielä sähköpostiviesti. Varaajana voi olla myös useamman opiskelijan ryhmä ja varaukseen voi liittää lisätietoa, jonka perusteella opettaja voi valmistautua tapaamiseen.

Ominaisuutta on käytetty myös esim. UPJ-neuvotteluaikojen varaamiseen.

8. Kalenterin käyttö mobiiliselaimella (mm. kännyköillä)

Korpin kalenteriin on erillinen mobiilikäyttöliittymä, jolla kalenteria voidaan käyttää hieman rajoitetummin mistä tahansa laitteesta jossa on alkeellinenkin WWW-selain.

Normaalia käyttöliittymää voidaan myös riisua niin, että kaikki Korpin kalenteritoiminnot, salinvaraus mukaan lukien, voidaan tehdä mobiililaitteelta. Tämä edellyttää yleensä riittävän (väh n.200x300) kokoista näyttöä laitteelta, eli silloin tarvitaan ns. uudemman sukupolven "bisenespuhelin" tai mobiili internetlaite.

Jos mobiililaite tukee synkronointia, niin Korpin kalenteri voidaan synkronoida mobiililaitteen kanssa.

9. Synkronointi (mm kännykän kalenteriin)

Korpin kalenteri voidaan synkronoida mihin tahansa SyncML-standardia noudattavaan kalenterijärjestelmään. Esimerkiksi useimpiin mobiililaitteisiin, erilaisiin kolmannen osapuolen kalentereihin kuten MS Outlook yms.

Synkronointi tarkoittaa tässä sitä, että kahden kalenterijärjestelmän välillä toiseen lisätyt uudet tapahtumat lisätään myös toiseen. Samoin toisesta poistetut poistetaan myös toisesta. Myös jos jommassa kummassa muutetaan tapahtuman tietoja, niin sama muutos tehdään toiseen. Korpin tapauksessa kuitenkin niillä oikeuksilla, joita synkronoijalla on kalenteriin. Esim. kurssitapahtuman poistaminen omasta kalenterista tarkoittaa Korppiin synkronoituna sitä, että ei osallistuta tapahtumaan. Muille osallistujille tapahtuma jää.

Jatkos synkronointi on helppo ulottaa myös muistiinpanoihin, osoitekirjaan ja tehtävälistaan.

Korpin kalenteriin on haettavissa myös helposti tapahtumia Yliopiston tapahtumakalenterista.

Lukuja Korpin kalenterin käytöstä

	6.8.2007	26.5.2009	24.3.2010
Korpissa käyttäjiä	46711	58960	119989
Kuinka monella on kalenteritapahtumia	24462	32490	36631
Kuinka moni on tehnyt omia tapahtumia	6796	9336	10194
Kuinka moni on toiminut opetustehtävissä	4267	5559	5848
Kuinka moni on varannut saleja	268	1321	1531
Korpissa erilaisia ryhmiä	114403	175182	209967
Korpissa tapahtumia	814468	924542	1059135
Sähköpostilistoja	10226	15888	19095
Kalenterihakuja minuutissa	30	20-30	20-40
Kalenterisivun yleisyys	3.	1.-6.	1.-3.
Synkronointikäyttäjiä		581	772

Mitä Korpin kalenterissa on eri tavalla kuin muissa kalentereissa

1. Tekniikka

• "tavallisessa" kalenterissa lähtöajatuksena on henkilön tapahtumien hallinnassa. Tämä johtaa vaikeuksiin kun halutaan yhdistellä kalentereita ja päivittää kalentereita monesta eri perspektiivistä.
• Korpin kalenterin lähtökohta on käänteinen. Itse asiassa Korpissa ei ole lainkaan varsinaista kalenteria. Kalenteri on vain näkymä dataan jonka muodostavat ryhmät ja tapahtumat.
• Jokaiseen tapahtumaan liittyy yksi tai useampi ryhmä. Ryhmät voivat olla sisäkkäisiä (rekursiivisia).
• Jos tapahtumaan tulee muutos, niin muutos näkyy heti kaikille niille ryhmäläisille, jotka kuuluvat tapahtumaan liitettyyn ryhmään.

2. Ryhmät

Esimerkkejä ryhmistä

• kurssilaiset
• kurssin tietty harjoitusryhmä
• kurssin opettajat
• tiedekuntaneuvosto
• laitosneuvosto (esim. varajäsenineen)
• kaikki yliopiston opettajat (koostuu kaikkien laitosten opettajista).
• laitoksen opettajat (koostuu eri linjojen professoreista, assistenteista, lehtoreista jne.)
• kaikki yliopiston laitosjohtajat

Korpin ryhmät pyritään muodostamaan suurelta osin automaattisesti. Esimerkiksi kun opiskelija ilmoittautuu kurssille, niin hän liittyy kurssin ryhmään. Kun opiskelija ilmoittautuu johonkin harjoitusryhmään, niin hän liittyy harjoitusryhmän Korppi-ryhmään. Samalla kun opiskelija menee katsomaan omaa kalenteriaan, niin hän näkee siinä kaikki kurssiin liittyvät tapahtumat automaattisesti. Toki on vielä suunnittelutila, jossa voi "kokeilla" miltä kalenteri näyttäisi jos osallistuisi jollekin kurssille.

Jokaisesta Korpin ryhmästä voi muodostaa postilistan. Listan muodostuksen helppoutta kuvannee se, että postilistoja on yli 10000. Monikertaisesti enemmän kuin yliopiston muissa järjestelmissä.

Korpin ryhmät ovat myös Korpin oikeusjärjestelmän perusta. Ryhmään kuuluminen tuottaa tiettyjä oikeuksia Korpissa. Esimerkiksi oikeuden lähettää sähköpostia muille ryhmäläisille. Tai opettajaryhmään kuuluville oikeuden luoda uusia kursseja. Käyttömahdollisuudet ovat rajattomat.

3. Tapahtumat

Jokaiseen Korpin tapahtumaan liittyy ryhmät, joita tapahtuma koskee. Ei koskaan yksittäisiä henkilöitä. Nimenomaan tällä taataan tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Tieto tulee siitä, miten se on määritelty.

Jokaiseen tapahtumaan liittyy myös tila, jossa tapahtuma pidetään. Toki tila voi olla tyhjäkin. "Normaaleissa" tilanteissa tila on esimerkiksi joku yliopiston saleista. Tällöin tapahtumaan ja tilaan liittyy salivaraus. Tapahtuman poistaminen poistaa salivarauksen automaattisesti. Kun sali liitetään tapahtumaan, varmistetaan tiedon yksikäsitteisyys, eli kukaan toinen ei voi enää samaksi ajaksi varata samaa tilaa.

Tapahtumaan liittyvä tila voi olla myös "käsin kirjoitettu". Tällainen tulee kyseeseen esimerkiksi henkilökohtaisten tapahtumien yhteydessä.

Ei ole mielekästä juuri koskaan luoda tapahtumaa, jossa on salivaraus ja osallistujana vain yksi henkilö. Korppi varoittaa tästä ja ehdottaa, että tapahtuma kannattaa luoda ryhmälle (esimerkiksi laitosneuvosto). Tällöin pelkästään salivarauksella saadaan tieto myös kaikkien osallistujien kalenteriin.

4. Salit (eli tilat)

• Korpin salit (tilat) ovat määrämuotoisia ja yksikäsitteisiä. Näin varmistetaan että samaa tilaa ei voida varata moneen tarkoitukseen.
• Tilat voivat olla myös epävirallisia ja silloin ne ovat salivarauksen ulkopuolella. Esim. tapahtuman paikkana voi olla Uimahalli.
• Viralliset tilat on liitetty karttatietokantaan ja niiden sijainti voidaan tarkistaa erilaisilta kartoilta, mukaan lukien Google Maps. Näin ulkopaikkakuntalaisille osallistujille voidaan tarjota mahdollisuus "navigoida" tiloihin.

Kalenterin käyttöesimerkkejä

1. Kurssit

• opiskelija ilmoittautuu kurssille => kurssin tapahtumat automaattisesti kalenterissa
• opettaja peruu yhden tapahtumista => poistuu kaikkien kalenterista ja salivarauksesta
• opettaja haluaa löytää ajan kurssin ylimääräiselle kuulustelulle, niin että mahdollisimman moni pääsisi mukaan.
  • opettaja ottaa kurssiryhmän kurssikalenterin ja katsoo mihin aikaan olisi vähiten päällekkäisiä menoja kurssilaisilla.
  • opettaja klikkaa vapaata aikaa ja pyytää etsimään vapaan salin johon kaikki mahtuvat
  • opettaja suorittaa varauspyynnön vapaaseen saliin
  • kuulustelu on kaikkien kalenterissa
  • opettaja saa tiedon kun sali on vahvistettu
• uusi opiskelija ei tiedä missä luentosali on. Hän klikkaa Korpin kalenterissa salin nimeä ja pääsee karttaan josta voi siirtyä yksittäiseen rakennukseen tai vaikkapa Google Mapsiin jolla hän saa valmiin reitin juna-asemalta luentosaliin.

2. Kokoukset

2.1 Laitosneuvostot ja vastaavat

• ryhmän sihteeri (esim. laitosneuvoston tapauksessa amanuenssi) valitsee kokouspäivän ja varaa salin ryhmälle (esim. laitosneuvosto). => tapahtuma on kaikkien jäsenten kalenterissa.

2.2 Ketkä osallistuvat

• ryhmän sihteeri haluaa muistuttaa kaikkia kokouksesta ja halua tietää ketkä osallistuvat. Sihteeri painaa Korpin kalenterissa tapahtumaa ja valitsee siltä "lähetä sähköposti". Korppi muotoille valmiiksi tapahtumasta muistuttavan viestin ja laittaa viestiin linkin, jota klikkaamalla voi sanoa osallistuuko tapahtumaan vai ei. Tällöin esimerkiksi varajäsenet voivat seurata että tulevatko heidän varsinaiset jäsenensä osallistumaan, vai pitääkö varajäsenten osallistua.

2.3 Yhteisen ajan löytäminen seuraavalle kokoukselle ja tapahtuma kännykkään

• jonkin ryhmän kokouksen lopuksi halutaan löytää seuraava kokousaika. Ryhmän sihteeri avaa ryhmäkalenterin sopivalta viikolta ja katsotaan vapaita aikoja. Sihteeri varaa tilan ja kokous on kaikkien kalenterissa. Osa ryhmäläisistä käyttää mobiilikalenteria ja he painavat mobiililaittessaan "synkronoi" ja tapahtuma on siirtynyt myös kännykkään.

2.4 Päätinpä perustaa ryhmän ja kutsua sen kokoukseen

Varsin usein on seuraava tilanne:

• pitää perustaa työryhmä jotakin varten ja kutsua koolle kokous.
  • nykyisin kirjataan osallistujien nimet jonkin sähköpostisovelluksen ryhmälistaan. Mikä pahinta, tieto jää yhden ihmisen koneelle.
  • sitten lähetetään jäsenille sähköpostia ja pyydetään kertomaan vapaista ajoista.
  • vastauksena tulee tukku aikoja joiltakin, osalta ei. Sihteeri lähettää uuden postin ja pyytää valitsemaan kolmesta vaihtoehdosta. Taas tulee postia ja joku muistaa ettei mikään noista ajoista käykään. Ja postin vaihto jatkuu. Viiden ihmisen ryhmässä helpostikin 20 postia ennen kuin välttävä aika löytyy. Sitten alkaa salivaraus...
• Korpilla sihteeri tekee uuden ryhmän ja jokainen ryhmäläinen saa automaattisesti sähköpostin, jossa pyydetään liittymään ryhmään. Sihteeri tietää heti ketkä ovat reagoineet ryhmäkutsuun.
• Sihteeri katsoo ryhmäkalenteria ja joka varaa suoraan salin vapaaseen aikaan tai kysyy sähköpostilla ryhmältä että onko kellään tätä aikaa vastaan ja pyytää merkitsemään mahdolliset esteet suoraan Korpin kalenteriin.

2.5 Pippalot tai vapaaehtoinen tapahtuma

Halutaan pitää tapahtuma, josta tiedotetaan osallistujille ja annetaan heille mahdollisuus lisätä tapahtuma kalenteriinsa.

• tehdään Korppiin tapahtuma mahdollisine salivarauksineen
• lähetetään kohderyhmälle sähköpostia ja siihen linkkinä tapahtuman linkki
• potentiaalinen osallistuja saa sähköpostin. Jos ei kiinnosta heittää roskiin.
• jos kiinnostaa, painaa linkkiä ja Osallistun nappia => tapahtuma on henkilön kalenterissa ja kokoonkutsuja näkee montako on tulossa.

Jos halutaan vielä esim. kysellä ruoka-allergiota tms, niin luodaan Korpin "kurssi" johon liittyvä saa kyselyn ja vastaamalla kyselyyn, menee tapahtuma hänen kalenteriinsa ja järjestäjä saa kootun yhteenvedon erikoistoiveista.

No eikö kaikkea tätä voi hoitaa valmiilla tusinakalenterilla

Ei voi. Jyväskylän Yliopiston päätehtävä on opetus ja tutkimus. Tietojärjestelmien tulee tukea näitä toimintoja. Osa toiminnoista hoituisi muillakin kalentereilla, mutta sitten päätehtävän kannalta marginaaliset ryhmät määräisivät kahden tai useamman erillisen järjestelmän käyttöön.

1. Ryhmätietoa ei ole missään muualla kuin Korpissa

• mikään muu järjestelmä ei sisällä yhtä paljon ryhmätietoa kuin Korppi.
• tämän ryhmätiedon synkronointi olisi kallista ja aikaa vievää.
• yliopistossa on henkilökuntaa

Yhteensä	2400
opetushenkilöstö	780
tutkimushenkilöstö	690
muu henkilöstö	1011

• Korpin mukaan opetusta on antanut kaikkiaan yli 5800 henkilöä. Eli kaikkien noiden osalta Korpin kalenteri on jo automaattisesti käytössä vaikkeivat he sitä välttämättä ole tiedostaneetkaan.
• jokaisella laitoksella 2-3 henkilöä käsittelee salivarauksia (usein amanuenssit ja opetusjärjestelyistä vastaavat henkilöt)
• kaikki virastomestarit käsittelevät salivarauksia.
• eli merkittävä osa yliopiston henkilöstöstä jo käyttää Korpin kalenteria ehkä jopa tietämättään.

2. Muulta saatava tieto ei sisällä riittävää informaatiota

• jos tapahtumaan liittyy esimerkiksi salivaraus, niin mikään muu järjestelmä ei sisällä tietoa salien nimistä ja varaustilanteesta.
• jos tapahtumaan liittyy ryhmätietoa, niin se ei kulje luotettavasti standardien synkronointirajaintojen kautta. Toki voidaan ohjelmoida epästandardeja rajapintoja puuttuvan tiedon kuljettamiseen, mutta herää kysymys, että miksi pitäisi, jos kaikki on jo valmiina.

3. Erilainen tapa käsitellä kalentereita

• seuraavan lainaus esimerkiksi ryhmäkalenterin käytöstä MS Outlooksisa:
  • "Täällä nyt Outlookkia käyttäneenä voin kertoa että ns ryhmäkalenteri on jotain aivan hirveää. Jokainen voi sotkea kalenterin omalta osaltaan ihan niin kuin haluaa, koska kalenteri on vain kopio "ryhmän" menoista. Tapahtuman päivittäminen on ihan älytöntä; jokainen ryhmäläinen joutuu omalta kohdaltaan hyväksymään muutoksen. Tai on hyväksymättä.. jolloin samasta tapahtumasta on liikkeellä monenlaisia versioita, joita kuka vaan voi taas "jakaa" eteenpäin. Ei mikään ihme jos välillä ollaan vähän eri ajoissa ja paikoissa."
• edellinen lainaus osoittaa varsin hyvin miksi muunlainen lähestymistapa kuin Korpin käyttämä, on tuhoon tuomittu.
• joku voi olla tyytyväinen siihen toiseenkin tapaan käsitellä tietoa, mutta hän ei olekaan kuullut vaihtoehdoista. Hyvä esimerkki oli Jyväskylän yliopiston salivarausjärjestelmä: Uutta vaihtoehtoa tutkittaessa kysyttiin, että kuinka moni käyttää uutta ja mitä tykkäävät. No jos paperikirjanpidosta siirrytään mihin tahansa järjestelmälliseen muotoon, niin tilanne paranee. Mutta Jyväskylässä oli yli 10 vuotta käytetty jo parempaa järjestelmää ja vaihtoehto olisi ollut tähän huononnus. Kritiikki oli vastaavaa kuin yllä. Sitten vielä väkisin yritettiin synkronointia tuohon vaihtoehtojärjestelmään vaikka halvemmalla olisi tehty oma uusiksi. Ja kun kulut oli maksettu ja huonoksi todettu, tehtiinkin oma joka tapauksessa.

4. No mitä sitten voi tehdä muilla järjestelmillä?

• mahdollista on käyttää Korpin kalenterin yhteydessä "toisena käyttöliittymänä" jotakin muuta kalenteria. Tämä on varsin luonnollista esimerkiksi mobiililatteiden tapauksessa.
• henkilöt jotka eivät osallistu opetukseen, eivät kokouksiin järjestävän osapuolena tms. voivat käyttää esimerkiksi vain Outlookin henkilökohtaisia ominaisuuksia ja synkronointia Korpin kalenteriin.
• jos henkilö on opetustehtävissä, joutuu pyytämään/varaamaan saleja tai on kokousten järjestävänä osapuolena, niin hän joutuu käyttämään Korpin kalenteria. Tällöin olisi voimavarojen tuhlausta käyttää muuta kalenteria pääsääntöisesti.
• henkilöt joilla on paljon yhteistyötä muiden tahojen kanssa, voivat käyttää myös muiden tahojen kalenterisovellusta ja synkronoida sen Korpin kalenteriin, jolloin hänen muut menonsa ovat yliopiston kokousten järjestäjien tiedossa.

5. Korpissa on rumempi käyttöliittymä

• vielä 2 vuotta sitten vierailevat tutustujat pitivät erityisesti Korpin kalenteria "ammattimaisen näköisenä".
• nyt on olemassa maailmalla kalenterisovelluksia joissa on "nykyaikainen ulkoasu".
• Informaatioteknologian tiedekunnan yksi opetustehtävistä on käyttävien käyttöliittymien tekeminen.
• Korpissa on taustalla olevat asiat kunnossa. Käyttöliittymä on vain tapa tuoda taustalla oleva monimutkainen informaatio käyttäjän eteen ymmärrettävässä muodossa.
• Käyttöliittymää voidaan parantaa ja tehdä jopa kokonaan uusiksi. Tämä jopa kuuluu tiedekunnan koulutukseen ja sitä on tehtävä jotta opiskelijoilla on kosketus siihen mitä pitää osata työelämässä.
• suuri osa Korpin innovaatioista on tehty nimenomaan sovellusprojektien työnä. Ja toivottavasti tehdään tulevaisuudessakin.
• Korpin käyttöliittymällä henkilökohtaisen tapahtuman tekeminen kestää muutamia sekunteja. Ja yleensä verrataan muita vaihtoehtoja tähän. Unohdetaan että muilla vaihtoehdoilla ei sitten muuta tehdäkään.
• Usein kritisoidaan käyttöliittymää vaikka ei ymmärretä asiaan liittyvää prosessia. Oli järjestelmä mikä tahansa, tarvitaan pienimuotoinen koulutus, jossa yleiset pelisäännöt tehdään selviksi. Esimerkiksi: "ajattele aina muita, niin hekin tekevät työn puolestasi".

Entä Korpin suhde käytettyyn sähköpostijärjestelmään

• Korppi ei ole sähköpostijärjestelmä
• Korppi voi kommunikoida minkä tahansa standardin sähköpostijärjestelmän kanssa
• Korpin sähköpostilistat on toteutettu Unix-pohjaisen järjestelmän päälle (vaihdetaan Linuxiin jatkossa)
• tämä järjestelmä kuitenkin vain välittää postit varsinaiselle postijärjestelmälle
• Korpin sähköpostilistoja on moninkerroin enemmän kuin yliopiston muiden järjestelmien sähköpostilistoja yhteensä. Tämä osoittaa Korpin sähköpostilistojen käyttökelpoisuutta ja erityisesti helppokäyttöisyyttä verrattuna muihin listajärjestelmiin.
• jatkossa Korpin ryhmäsähköpostien osoitekirja voidaan synkronoida toiseen postiasiakasohjelmaan

Kalenteri ja sähköposti pitää olla integroitu saman valmistajan tuotteeseen

• kun lukee kaiken edellä olevan, voi vain kysyä että miksi? Mikä valmistaja voi tarjota kaiken tuon toiminnallisuuden?

Alkuperäinen kirjoitus: Vesa Lappalainen vesal@jyu.fi