Tietohallintokeskuksen johtokunnan esityksia / 2008

Esityksiä tietohallintokeskuksen johtokunnan kokoukseen 7.2.2008

Kirjoittanut: Vesa Lappalainen, Tapani Tarvainen

Saate

Tarkoituksenamme oli tuoda alla olevat esitykset virallisen protokollan mukaisesti kolmen jäsenen allekirjoittamana seuraavaan kokoukseen, mutta vararehtori Tiihosen esityksestä lähetämme avoi­men kirjeen tietohallintokeskuksen johtokunnan jäsenille ja tietohallintokeskuksen johtajalle. Toi­vomme, että esitetyt asiat kirjattaisiin pöytäkirjaan ja että erityisen vakavasti keskusteltaisiin tietohallin­tokeskuksen resurssitilanteesta. Tietohallintokeskuksesta on lähtenyt tai lähdössä ainakin 5 erittäin kriittisessä asemassa olevaa henkilöä. Nyt tarvitaan nopeita ja selkeitä toimia jäljelle jääneiden hen­kilöiden rauhoittamiseksi ja sen takaamiseksi, että heidän työalueilleen resursoidaan riittävästi, jotta he tietävät pystyvänsä jatkamaan ja jaksamaan yliopiston kannalta tärkeissä työtehtävissään.
Alla oleviin esityksiin liittyen osaan saattaa olla jo selvityksiä menossa. Haluamme kuitenkin että asiat silti kirjataan pöytäkirjaan, koska useista keskusteluyrityksistä huolimatta niihin ei ole ko­kouksissa eikä tietohallintokeskuksen toiminnoissa reagoitu - ainakaan tavalla joka olisi tullut vi­rallisesti tietohallintokeskuksen johtokunnan kaikkien jäsenten tietoon.
Kohtiin 4 ja 5 liittyen esittelisin toimintoja erittäin mielelläni tietohallintokeskuksen johtokunnalle ja yliopiston hallitukselle (Vesa Lappalainen).

1. Korpin aseman vakiinnuttaminen vähintään seuraavaksi 5 vuodeksi

Korpin kehittäjäjoukosta on viimeisen vuoden aikana poistunut yli puolet. Tämä asettaa jäljelle jääneet kehittäjät kovien paineiden alaiseksi. Vuosi sitten tapahtuneita poistumisia ei ole korvattu millään tavalla ja näin ollen Korpin kehitys on ollut lähinnä korjaavaa ylläpitoa vii­meisen vuoden ajan. Välillä pitäisi kehittäjille jäädä aikaa myös ydintoimintojen vahvista­miseen tulevia kehityshankkeita silmälläpitäen.
Jotta kehittäjillä olisi motivaatio työtään kohtaan, pitää Korpin asema vahvistaa yliopiston ylimmän johdon toimesta. Kehittäjille pitää myös taata, että heillä on riittävästi voimavaroja käytettävissään. Samoin kehittäjien kiertokulku pitää tehdä mahdolliseksi ilman, että toimin­ta lamaantuu, mikäli joku kriittisistä kehittäjistä lähtee muualle töihin.
Korppia on koko sen elinajan jouduttu kehittämään pienillä projekteilla ja silloin on voitu keskittyä vain toiminnallisuuteen. Yhtään kertaa ei ole ollut mahdollisuutta keskittyä ydin­toimintojen vakauttamiseen tai käyttöliittymän parantamiseen. Siksi kehittäjille pitäisi nyt taata rauha myös tällä saralla, jotta toiminnallisuuksilta Suomen paras opintotietojärjestelmä olisi sitä myös käytettävyydeltään.
Vuoden 2007 loppuun mennessä Korpin käyttö on ollut hinnaltaan 0.6-kertainen verrattuna siihen, että Korpin käyttöaikana olisi käytetty esimerkiksi Oodi-järjestelmää. Opetusta avus­tavien toimintojen määrä on kuitenkin huomattavasti suurempi, lisänä on salivaraus, jo­ka pitäisi olla muussa tapauksessa käytössä erillisenä sovelluksena. Tämän takia yliopiston kannattaisi voimak­kaasti tukea järjestelmää, jotta sen hyödyt olisivat jatkossakin tuottamassa säästöjä.
Esitys:
Tietohallintokeskus päättää tukea voimallisesti Korpin ylläpitoa ja kehitystä vähin­tään seuraavan viiden vuoden ajan. Koko yliopisto sitoutuu Korpin käyttöön. Pe­ruskehittäminen kuuluu TTS-varoihin ja vain erikoistarpeista tulevat kehittämis­kohteet toteutetaan projekteina. Korpin osalta yliopisto nostaa THK:n TTS-kehys­tä. Perustetaan projekti kehittämään Korpin käytettävyyttä.

2. Korpin henkilötyövuosimäärä kiinnitetään kuuteen

Korpissa on seuraavan viiden vuoden aikana merkittäviä kehittämiskohteita, esimerkiksi tutkintojen hakeminen, ryhmäpohjaisuuden vahvistaminen, avoimen yliopiston rekisteri sekä laajeneminen koko yliopiston opintojen ohjauksen välineeksi. Vaikka projekteja tehdäänkin projektipohjaisesti, jää lopputuote perushenkilöstön hoidettavaksi. Nykyisellään salivaraus, peruskurssinhallinta ja eHOPS kehittäminen ja -tuki vievät täysin jäljellä olevien kolmen ke­hittäjän työpanoksen. Ei ole kohtuudella odotettavissa, että laajentuneiden toimintojen jäl­keen 3 henkilöä kykenee enää vastaamaan järjestelmästä.
Syksyllä 2006 Korpin kanssa työskenteli 9 henkilöä (2 täysin täyspäiväistä, loput enemmän tai vähemmän osa-aikaisia, sekä siviilipalvelusmies) sekä V. Lappalainen, yhteensä noin 6 henkilötyövuoden verran. Silloin Korppi vielä kehittyi. Nyt vajetta on kevään kuluessa pai­kattu vain yhdellä puolipäiväisellä henkilöllä, jolla menee vielä pitkään, ennen kuin hän on edes puolitehoinen.
Esitys: Korpin henkilömäärä kiinnitetään kuuteen henkilötyövuoteen seuraavien viiden vuoden ajaksi. 4 henkilöä toimii vakinaisena ja 4 opiskelijaa kiertää puolipäiväi­senä. Tämän lisäksi kehittämisprojektit hoidetaan omina projekteinaan. Lisäksi määritellään Vesa Lappalaisen asema Korpissa. Lisähenkilöiden rekrytointi aloite­taan välittömästi.

3. Avoimen yliopiston opiskelijarekisteri siirretään Korppiin

Korpissa on jo merkittävä määrä avoimen yliopiston tarvitsemasta informaatiosta. Peruste­taan 2 vuoden projekti, jossa yhteensä 4 henkilötyövuoden voimin määritellään, siirretään ja ylläpidetään avoimen yliopiston opiskelijarekisteri.
Esitys: Aloitetaan avoimen yliopisto opiskelijarekisterin tarpeiden määritys ja haetaan kahta kehittäjää tekemään määrittelyä ja siirtoa. Petri Heinonen toimii avoimen yliopiston puolesta projektin vastuullisena henkilönä.

4. Korpin kalenterista yliopiston kalenteri

Korpin kalenteri sisältää salivarauksen, kaikkien opiskelijoiden ja opettajien opetustapahtu­mat, yliopiston tapahtumakalenterin tiedot sekä osan erilaisten ryhmien, kuten yliopiston hal­lituksen ja tiedekunta- sekä laitosneuvostojen tapahtumia. Korpin kalenterin ansiosta tapah­tumia voidaan merkitä ja tiedottaa yhdellä toimenpiteellä. Samalla tulevat jopa hoidetuksi tarvittavat salivaraukset. Mikään muu tarjolla olevista kalenterisovelluksista ei mahdollista yhtä paljon yli­opiston toimintojen sisällyttämistä samaan sovellukseen. Lisäksi Korpin kalenteri synkro­noituu mobiililaitteisiin ja myös mm. Microsoftin Outlook-kalenteriin. Näin Korpin kalente­ri toimii myös niiden käytössä, joilla on ulkopuolisia kontakteja.
Yhteisen ja yhdenmukaisen ajan tasalla olevan kalenterin käyttö säästää merkittävästi työai­kaa, koska kokoukset ja tapaamiset voidaan sopia kerralla ilman suunnatonta sähköpostikir­jeenvaihtoa. Korpin salivarauksen ja kurssitoimintojen yhdistämisen ansiosta on jo nyt sääs­tynyt useilta laitoksilta melkein kokonainen sihteerin työpanos muihin tehtäviin, erityisesti kevään ja syksyn ruuhkaisimpina järjestelyaikoina. Korppiin liittyy myös lukujärjestysten suunnittelusovellus, joka voitaisiin ottaa laajemmin käyttöön koko yliopistossa.
Lisätietoja ja tarkempia perusteluita: https://trac.cc.jyu.fi/projects/korppi/wiki/Kalenteri
Esitys: Tietohallintokeskus ryhtyy tukemaan ja kouluttamaan henkilökuntaa Korpin ka­lenterin käytössä. Tavoitteena on että seuraavan kahden vuoden kuluttua Korpin kalenteri on ainoa virallinen Jyväskylän yliopiston kalenteri. Tukea annetaan eri­laisten mobiililaitteiden synkronoinnin sekä muutaman erikseen valitun työasema­kalenterin (mm. Microsoft Outlook) käytön kanssa. Korpin kalenteri on kuitenkin keskusvarastona ja mm. salivaraukset ja ryhmätapahtumat tehdään sen kautta.

5. Korpin opinnäyteohjaus koko yliopiston käyttöön

Yliopiston tuloksen kannalta merkittävää on maisterituotanto. Lisäksi kaksiportaiseen tut­kintoon siirtymisen myötä myös kandidaatin tutkintojen valmiiksi saaminen määräajassa on tärkeää. Korpin opinnäyteohjausosio selkeyttää ja jäsentää merkittävästi ohjaustyötä sekä organisaation, ohjaavien opettajien että opiskelijoiden kannalta.
Esitys: Tietohallintokeskus ryhtyy tukemaan ja kouluttamaan henkilökuntaa Korpin opinnäyteoh­jausosion käytössä. Järjestetään tiedotustilaisuus, jossa laitosten johtohenki­löille esitellään ohjausosion mahdollisuuksia. Palkataan yksi henkilö tekemään uusien käyttäjien toivomia muutoksia opinnäyteosioon. Tavoite: vuoden 2009 alussa kaikki ohjattavat työt kandidaatintyöstä väitöskirjoihin ovat Korpissa ja kaikkien ohjaajien ja ohjattavien ohjaussuhteet ovat selvillä. Samalla järjes­telmän toimintoon lisätään muutos siten, että ohjausprosessi voidaan hoitaa Korpin lisäksi myös kokonaan sähköpostin avulla, saaden silti Korpin hyödyt käyttöön. Muutosta varten Korpin sähköpostijärjestelmään tehdään THK:n Tracker-järjestelmää vastaava viestin ohjaus.

6. Linux-ylläpitoa vahvistetaan merkittävästi

Viimeisen puolen vuoden aikana THK:n Linux-ylläpidosta on lähtenyt tai lähtemässä suurin osa. Tällä hetkellä töissä on vain yksi henkilö, joka joutuu ylläpitämään yli 100 palvelua. Asiantila on merkittävä riski koko yliopiston tuotannolle. Tietohallintokeskuksen on välittö­mästi ruvettava turvaamaan henkilöstön mahdollisuus toimia Linux-ylläpitäjinä. Pois lähte­neiden kokemus on yhteensä monia kymmeniä vuosia. Tätä ei voida paikata nopeasti. Siitä huolimatta on ylläpitäjiä otettava kehittymään palkalla, joka on sen verran kilpailukykyinen, ettei yliopiston tarvitse pelätä sijoitusten heti katoavan muualla. Henkilökunnan määrän on oltava riittävä, jotta henkilöt kokevat työnsä motivoivaksi voidessaan käyttää työajastaan vä­hintään 20% uusien toimintojen tutkimiseen ja kehittämiseen. Muutaman viimeisen vuoden aikana ylläpitäjät ovat ainoastaan kyenneet niukasti säilyttämään nykyiset palvelut. Jo ennen henkilöiden poislähtöäkin olisi tarvittu ainakin kaksi lisähenkilöä toimintoja turvaamaan.
Useita Linux-ylläpidon tehtäviä ei toiveista huolimatta voida ulkoistaa. Yliopistomaailma on erilainen kuin ympäröivä maailma ja täällä tehtäviin kuuluu myös uusien asioiden kokeilu ja kehittäminen yhteistyössä käyttäjien kanssa. Tällainen vuoropuheluun perustuva kehittämi­nen on ulkoisena projektitoimintana erittäin kallista.
Esitys: Tietohallintokeskus palkkaa välittömästä 5 uutta Linux-ylläpitäjää kehittymään ja kasvamaan ylläpitäjinä ja kehittäjinä.

7. Windows-ylläpidon vahvistaminen

Vastaavasti kuin Linux-puolella, on henkilöstöpula huutava myös Windows-puolella. Siellä­kään henkilöillä ei ole ollut aikaa opiskella uusia asioita tai asioiden sujuvaa hoitamista tiu­kan työpaineen alla. Tällöin opetusta antavat laitokset ja opiskelijat joutuvat kärsimään. Esi­merkkinä mm. Elokuussa hankittua ohjelmistoa ei ole saatu vieläkään asennettua mikroluok­kiin ja näin sekä opetus että opiskelijoiden mahdollisuus tehdä harjoitustöitä on kärsinyt merkittävästi.
Esitys: Tietohallintokeskus palkkaa välittömästä 2 uutta Windows-ylläpitäjää kehittymään ja kasvamaan ylläpitäjinä ja kehittäjin, tavoitteena mahdollisuus toimia Domain Administrator -tehtävissä kahden vuoden kuluessa.

8. Cyrus-sähköpostijärjestelmä yliopiston postijärjestelmäksi

Tällä hetkellä Cyrus-järjestelmässä on noin 20000 käyttäjää ja sen ulkopuolella 2000 käyttä­jää. Minimimuutoksilla siirtyminen Cyrus-järjestelmään tulee olemaan huomattavasti hal­vempi kuin 20000 käyttäjän siirtäminen muuhun järjestelmään. Siirrettävät 2000 käyttäjää eivät juurikaan huomaa taustalla olevaa järjestelmää, koska nykyisin on saatavissa erittäin hyviä vapaan lähdekoodin sähköpostiasiakasohjelmia. Usean yhtäaikaisen postijärjestelmän ylläpito ai­heuttaa yliopistolle jatkuvasti ylimääräisiä kustannuksia.
Esitys: Tietohallintokeskus aloittaa välittömästi siirtymisen kokonaisuudessaan Cyrus-sähköpostijärjestelmään. Valmistellaan tuki ja koulutus muutaman valitun asia­kasohjelman käytöstä eri käyttöjärjestelmissä (Windows, Linux, Mac). Sa­moin valmistellaan ohjeet, tuki ja ylläpito mobiililaitteiden käyttämiseksi sähkö­postiasiakkaina. Tavoitteena on, että vuoden 2009 alusta vain Cyrus-järjestelmä on käytössä. Samoin otetaan käyttöön syksyllä tehdyn päätöksen mukaan sovitut sähköpostien osoitemuodot.

9. THK selvittää työilmapiirin ja työskentelyolojen ongelmat

Tietohallintokeskus aloittaa välittömästi selvitykset työolojen ongelmista. Merkittävä määrä kriittisiä ylläpitäjiä ja kehittäjiä on lähtenyt pois vähän ajan kuluessa. Esimerkiksi Linux-yl­läpitäjiä 3 kappaletta ja Korppi kehittäjiä 2 kappaletta. Suurimmassa osassa tapauksista ei ole edes ollut kyse palkasta, vaan työn luonteen muuttumisesta ja johdolta saadun palautteen puutteesta. THK:ssa ei ole varaa tällaisiin joukkopoistumisiin. Henkilökunnan luonnollinen kierto kuuluu asiaan, mutta samalla pitää voida varmistua siitä, että kriittiset henkilöt ehtivät kouluttaa itselleen riittävästi seuraajia.
Esitys: THK:n johtaja haastattelee kaikki viimeisen puolen vuoden aikana poistuneet tai pitkälle lomalle jääneet henkilöt ja raportoi johtokunnalle syyt poistumisiin sekä siihen miten tilanteet vältetään jatkossa. Samalla johtaja haastattelee kriittisimmät jäljelle jääneet resurssit ja selvittää miten varmistetaan heidän pysymisensä talossa.

10. Tietoverkkojen langaton käyttö ja vierailijoiden käyttö

Viime aikoina Jyväskylän yliopistossa on järjestetty useita suuria seminaareja tai konferensseja. Kuitenkin langaton käyttö ja erityisesti vierailijoiden mahdollisuus käyttää seminaarien ai­kaan yliopiston tietoverkkoa on ollut erittäin hankalaa.
Esitys: Tietohallintokeskus selvittää langattoman verkon ja vierailijakäytön ongelmat. Tavoite: kesästä 2008 alkaen jokaisella vierailijalla on helppo ja toimiva tapa käyt­tää yliopiston verkkoa sekä langattomasti että mikroluokista tilapäistunnuksin.

11. Yliopistolaisille helppo tapa tuottaa dokumentteja WWW-sivuille

Tällä hetkellä erittäin harva henkilökuntaan kuuluva tietää mahdollisuuksista käyttää WWW:ssä näkyviä verkkolevyjä. Lisäksi ei ole olemassa yliopistossa tuettuja helppoja ta­poja tuottaa samasta materiaalista painokelpoista ja WWW:ssä julkaistavaa materiaalia. Tie­tohallintokeskus selvittää erilaisia mahdollisuuksia ja ryhtyy kouluttamaan ja tukemaan ma­teriaalin tuotantoa myös WWW-sivuille. Samalla kehitetään järjestelmä, jolla sähköpostin liitteistä voidaan päästä eroon ja jolla materiaalit voidaan toimittaa vain linkkeinä. Esimerkiksi Korpin ryhmäpostitustoimintoon tämä ominaisuus voitaisiin tehdä automaattiseksi.
Katso liite: http://www.mit.jyu.fi/vesal/thjr/esityksia/miksihtml.html
Esitys: Tietohallintokeskus perustaa ryhmän tutkimaan ja selvittämään monikanavajulkai­semista. Samalla selvitetään mahdollisuudet suojata julkaistua materiaalia eri ta­voilla eri käyttäjäryhmille. Verkkolevyt ovat tässä keskeisessä asemassa.

12. Pöytäkirjojen julkaisujärjestelmä

IT-tiedekunnassa on kehitetty esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisujärjestelmä. Koska mer­kittävä osa yliopiston toiminnasta on tuottaa esityslistoja ja pöytäkirjoja mahdollisimman pienellä vaivalla, kannattaisi tämä järjestelmä tuotteistaa ja ottaa käyttöön koko yliopiston laajuisesti. Lisäksi sopivilla suojausmenettelyillä esityslistat saadaan vain jäsenten luetta­vaksi verkossa heti niiden valmistuttua.
Esitys: Tietohallintokeskus perustaa ryhmän selvittämään pöytäkirjojen ja esityslistojen automaattisen hallinnan järjestelmää. Tavoite: vuoden 2009 alusta kaikilla yli­opiston alaisilla organisaatiolla on mahdollisuus käyttää järjestelmää.

13. Etäkäytön tukeminen

Yliopistolaisten työpanoksesta merkittävä osa tapahtuu muualla kuin virkapaikalla tehtävänä työnä. Siksi on voimakkaasti tuettava ja paremmin mahdollistettava etätyö. Kaikille on teh­tävä mahdolliseksi mm. käyttää etäkäytöllä työpaikan päätelaitetta. Tästä mahdollisuudesta ei ol­la perushenkilökunnan keskuudessa kovinkaan hyvin tietoisia. Näin voidaan säilyttää tieto­turva, mahdollistaen kuitenkin työntekijöille tarpeellisten resurssien hyväksikäyttö myös työ­paikan ulkopuolelta.
Esitys: Tietohallintokeskus perustaa työryhmän selvittämään ja kouluttamaan etäkäytön mahdollisuuksia. Tavoite: vuoden 2009 alusta jokaisella henkilökuntaan kuulu­valla on mahdollisuus tehdä työtehtäviään myös työtilojensa ulkopuolelta.

14. Työasemakoneiden hitauden syyn selvittäminen

AD-verkossa olevat mikrot käynnistyvät monesti erittäin hitaasti. Tämä hankaloittaa esimer­kiksi opetusta, jos luentosalin mikro ei käynnistykään toivotussa ajassa. Myös opiskelijat va­littavat, että väliajalla ei kunnolla ehdi saada mikroluokkien konetta avattua niin, että voitaisiin edes sähköpostit käydä lukemassa.
Esitys: Tietohallintokeskus selvittää miten koneiden käynnistymistä voitaisiin nopeuttaa. Selvitetään samalla miten kriittisten tilojen, kuten luentosalit ja kokoustilat, koneet voidaan käynnistää nopeasti vaikka asennus olisikin menossa tai jäänyt kes­ken. Nykyinen ohje verkkojohdon irrottamiseksi kesken käynnistyksen ei tunnu kovin järkevältä tavalta hoitaa asiaa. Ensin toki Windows-tuen resurssit pitää saa­da sellaisiksi, että ongelmia voidaan edes tutkia.