Missä tiedot talletetaan kun ohjelma ei ole käynnissä? Tietenkin levyllä tiedostona. Minkä tyyppisenä tiedostona? Tiedoston tyyppinä voisi olla binäärinen tiedosto alkioina henkilötietueet. Tällaisen tiedoston käsittely hätätapauksessa on kuitenkin vaikeata. Varmempi tapa on tallettaa tiedot tekstitiedostoksi, jota tarvittaessa voidaan käsitellä millä tahansa tekstinkäsittelyohjelmalla. Tällöin on lisäksi usein mahdollista käsitellä tiedostoa taulukkolaskentaohjelmalla tai tietokantaohjelmalla ja näin joitakin harvinaisia toimintoja voidaan suorittaa rekisterille vaikkei niitä olisi alunperin edes älytty laittaa ohjelmaan mukaan.
Minkälainen tekstitiedosto? Ehkäpä yhden henkilön tiedot yhdellä rivillä? Miten yhden henkilön eri tiedot erotetaan toisistaan? Mahdollisuuksia on lähinnä kaksi: erotinmerkki tai tietty sarake. Valitaan erotinmerkki. Usein on mukavaa lisäksi laittaa joitakin huomautuksia eli kommentteja tiedostoon. Siis talletustiedoston muoto voisi olla vaikkapa seuraava:
; Tässä tiedostossa on KELMIT Ry:n jäsentiedot ; Kenttien järjestys tiedostossa on seuraava: ; sukunimi etunimi|sotu|katuosoite|postinumero|postiosoite ;|kotipuhelin|työpuhelin|autopuhelin|liittymisvuosi|jmaksu|lisätietoja Ankka Aku|010245-123U|Ankkakuja 6|12345|ANKKALINNA|12-12324|||1991|50|velkaa Roopelle Susi Sepe|020347-123T||12555|Takametsä||||1990|50|jäsen myös kelmien kerhossa Ponteva Veli|030455-3333||12555|Takametsä||||50|1989|Tällaisenaan tiedosto on varsin suttuinen luettavaksi. Vaikka valitsimmekin erotinmerkin erottamaan tietoja toisistaan, voimme silti kirjoittaa vastaavat tiedot allekkain sopimalla, ettei loppuvälilyönneillä ole merkitystä.
; Tässä tiedostossa on KELMIT Ry:n jäsentiedot ; Kenttien järjestys tiedostossa on seuraava: ; sukunimi etunimi |sotu |katuosoite |postinumero|postiosoite|kotipuhelin|työpuhelin|. Ankka Aku |010245-123U|Ankkakuja 6 |12345 |ANKKALINNA |12-12324 | | Susi Sepe |020347-123T| |12555 |Takametsä | | | Ponteva Veli |030455-3333| |12555 |Takametsä | | |Nyt tiedostoa on helpompi lukea ja tyhjien kenttien jättäminen ei ole vaikeaa. Tiedosto vie kuitenkin levyltä enemmän tilaa kuin ensimmäinen versio. Lisäksi yhden henkilön tiedot eivät mahdu kerralla näyttöön. Onneksi kuitenkin lähes kaikki nykyiset tekstieditorit suostuvat rullaamaan näyttöä myös sivusuunnassa. Mikäli saman henkilön tietoja jaettaisiin eri riveille, tarvitsisi meidän valita vielä tietueen loppumerkki (nytkin se on valittu: rivinvaihto).