TUTKA-kehitys ja tutkimustietojärjestelmän uudistaminen

Miika Nurminen
IT-palvelut

Tutkimustietojärjestelmän uudistushankkeesta

Kilpailutus on käynnissä. Neuvottelumenettelyyn valittiin ilmoittautuneista kolme toimittajaa: Cineca (IRIS - esim. HKU), Elsevier (PURE - esim. StAndrews, HY), Thomson-Reuters (Converis - esim. KTH, Mittuniversitetet).
Ohjausryhmä on valmistellut kilpailutusdokumentteja yhteistyössä eri yksiköiden kanssa ja neuvotteluista saadun lisätiedon perusteella (esim. tarkistettu pakollisten vaatimusten toteutettavuutta). Lopulliset tarjouspyynnöt toimitetaan kevään aikana.
TUTKAa käytetään nykyisessä muodossaan 2015 ajan
- ...ja useimpien osioiden osalta tämän jälkeenkin (päätöksiä tutkimustj:n käyttöönottovaiheen ulkopuolelle jäävien osioiden kirjauksesta ei ole vielä tehty).
- Mahdolliseen uuteen järjestelmään siirrytään vaiheittain.
- Muiden korkeakoulujen opiskelijoiden ohjaamista ei tehdä JY:n nimissä ja siten näitä ei tule enää TUTKAan kirjata. Myöskään esityksiä tai hankkeita ei tarvitse kirjata TUTKAan ellei laitos toisin ohjeista (huom. kv. suulliset esitelmät lasketaan edelleen YPJ-raporttiin).

Uudessa tutkimustietojärjestelmässä hyödynnetään keskitettyä kirjausta.
- Valituilla osioilla (julkaisut, täydentävän rahoituksen hankkeet, henkilöstön kansainvälinen liikkuvuus, merkittävät tieteelliset palkinnot) syötettävät tiedot validoidaan.
- Julkaisujen keskitetty kirjaus toteutettiin jo TUTKAan 2014 aikana.
- Uudessa järjestelmässä myös vierailujen ja vieraiden kirjausta tullaan keskittämään.
Keskeisin prosessimuutos: hankeprosessin uudistaminen.
- Tutkijat toimittavat hankeilmoitukset järjestelmään hyväksyttäväksi aina ennen rahoitushakemuksen lähetystä.
- Hankeilmoituksen tiedot toimivat pohjana päivitettäville hanketiedoille (mm. taloussihteeri ja palvelukeskukset päivittävät tietoja hankeilmoituksen jättämisen jälkeen) ja ovat kaikkien hankkeeseen liittyvien henkilöiden käytettävissä.
- Tutkimustietojärjestelmään kerätään myös AMS:n mukainen "mappi" hankkeen säilytettävistä dokumenteista (kirjaamo tallentaa osan dokumenteista myös Dynastyyn jatkossakin).
- Hankkeen tiedot kirjataan "SAP-yhteensopivassa" muodossa, jolloin hankkeen rahaliikennettä voidaan verrata (tietovaraston raporttien kautta - ei suoraa SAP-kytkentää) haettuun/saatuun rahaan (=tutkimustietojärjestelmässä) huomattavasti nykyistä helpommin.

Kuva: Jenni Kokko

Julkaisujen keskitetty kirjaus.
- Julkaisujen kirjaus siirtyi onnistuneesti kirjastolle 1.4.2014.
- Yleistetty hyväksyntäprosessi: mahdollisuus kirjata OKM-raportoinnin ulkopuolisia julkaisuja.
- Uusi lomake ja tutka-publications-tukiosoite julkaisujen ilmoittamiseen.
- Mahdollisuus liittää julkaisuun Tracker-linkki sekä kuvaukset hyväksymisperusteista.
Hakutoimintojen ja raporttien kehitystä.
- Uudet raportit laitoksen julkaisuille ja rahoitusmallissa vaikuttavien Jufo-pisteiden laskentaan.
- Pikahakusivu laitospääkäyttäjille: http://tutka.jyu.fi/tutka/raportit/julkaisut_laitosraportit/.
Parannuksia JYKDOK-siirtoon (mm. tekijöiden affiliaation huomiointi).
- Edellytys julkaisutietojen siirrolle ARTOsta (ks. Jarmo Saartin esitys tiedonkeruuprosessista).
Tarkistettu ja korjattu käyttäjätietoja (kentät: JY-käyttäjätunnus, e-mail, nimike) aktiivisten käyttäjien ja henkilökunnan LDAP-hakemistojen perusteella.
- Mahdollistaa JY-tunnuksilla kirjautumisen IDM:n käyttöönoton jälkeen.
Automaattinen Jufo-kanavatietojen päivitys (viikoittain).

Muutoksia kirjattaviin tietoihin (OKM:n luonnos).
- D4-raportit kirjataan aina yhtenä kokonaisuutena (korjattu takautuvasti 2014-julkaisuihin).
- C2-kirjaukset otetaan raportoitaviin myös ilman laajaa johdantoa (huom. vertaisarviointi). Uudet luokat toimitettuja teoksia varten: D6 ja E3.
- Julkaisu voidaan sisällyttää A-C-luokkiin vain, jos julkaisulla on (tyypistä riippuen) ISBN- tai ISSN-numero; muuten käytetään D/E-luokkia. Vielä selvityksessä, miten tämä vaikuttaa pelkästään sähköisiin julkaisuihin ilman ISBN/ISSN-numeroita.
Uusi Jufo-kanavaluokitus ja tarkennuksia käyttöön rahoitusmallissa (ks. TSV:n ohje ja Janne Pölösen esitys julkaisutiedonkeruuseminaarissa).
- Raportoitujen julkaisujen Jufo-luokka voi muuttua täydennysarvioinneissa takautuvasti julkaisuvuoden jälkeen (käytössä olevan luokituksen loppuun asti).
- ...ja jopa luokitusten välillä, jos Jufo-tasoa ei ole määrätty (=esim. myöhästyneet 2014-julkaisut).
- TUTKAssa vain julkaisuvuoden mukaisen Jufo-tason arvio (korjataan raportoinnin jälkeen).
Avoimuuden (=julkaisut, aineistot, menetelmät - ATT) merkitys!
- Rehtorin päätös: Rinnakkaistallennusvelvoite 1.1.2015 alkaen.
- Yhteistyö: Suomi rinnakkaistallentamisen mallimaaksi-hanke ja Tutkimuksen IT-infrastruktuurin kehittämishanke.