Tarkoituksena mallintaa rajattu määrä prosesseja JY:n eri laitoksilta
Kuvattujen prosessien perusteella organisaatioiden toimintatapoja voidaan vertailla ja kehittää helpommin
Lisäksi prosessimallit tukevat JY:n laatujärjestelmän kehitystä
Prosessimalleista
Käytössä Kaari- ja Inforysä-projektien pohjalta yksinkertaistettu malli
Notaatio
Vaakasuuntainen "uimaratakaavio", jossa kukin toimija on omalla radallaan
Mallinnuselementteinä aktiviteetti, päätös, tietojärjestelmä ja dokumentti
Kontrolli- ja tietovirrat erotetaan toisistaan
Kontrollivirta määrittää prosessin kulun (kontrollivirran alussa olevan toiminnon on päätyttävä, ennen kuin voidaan siirtyä seuraavaan askeleseen)
Huom. kontrollivirrat ovat usein samanaikaisesti myös tietovirtoja, mutta tätä ei tarvitse merkitä erikseen
Kaavion lisäksi prosessin keskeiset metatiedot kootaan soveltuvin osin sanallisesti prosessikorttiin
Prosessin nimi ja prosessin omistaja
Prosessin alku ja loppu
Muut prosessit, rajapinnat
Asiakkaat, heidän tarpeensa ja vaatimuksensa
Tavoite
Syötteet, tuotteet ja palvelut
Tietojärjestelmät ja dokumentit
Prosessin vaiheet
Vastuut
Prosessiin liittyvä osaaminen ja tieto sekä niiden hallinta ja kehittäminen
Prosessin kehittäminen
Prosessin ymmärtämisen kannalta prosessikortti on kaaviota oleellisempi. Toisaalta prosessin kulku voidaan lukea kaaviosta automaattisesti.
Mallinnusohjelmista
Visio
Ohjelman heikkoutena on, ettei mukana sisäänrakennettua tukea prosessimallin ylläpidolle (esim. käyttäjän täytyy itse pitää kirjaa eri prosessikaavioihin kirjoitetuista roolinimistä)
Microsoftin piirto-ohjelma
Vahvuutena lähinnä laaja levinneisyys
Käytetty Kaari- ja Inforysä-projekteissa
Tukee web-julkaisua
Ohjelma useimmille tuttu?
Suositellaan harkkatyön mallinnusvälineeksi QPR:n ohella
Huom. jos käytetään Visiota, "esimallinnettu" prosessi (hallinnon kuvaukset) on kopioitava Visioon
Prosessimalleissa on käytettävä samoja roolinimiä kuin QPR-mallissa
QPR
YO:n prosessien mallinnuksessa käytössä oleva ohjelma
Huomattavasti Visiota kehittyneempi prosessien mallinnuksessa: ohjelma sisältää mahdollisuuden rooli- ja dokumenttihierarkian mallintamiseen ja yhdistämiseen prosessimalleihin
Mallinnusnotaationa uimaratakaavio, JY:llä oma mallipohja
Tukee web-julkaisua
ProcessManager
Prosessien hallinta- haku- ja julkaisujärjestelmä
Kehitetty ProLaatuPro-projektissa IT-tiedekunnan prosessien mallinnusta varten
Tarkoituksena mallintaa yo:n laatujärjestelmätasoa tarkempia prosessikuvauksia, joita voidaan käyttää toimintaohjeina
Taustalla tiedekunnan henkilöstön vaihtuvuus, organisaatiomuutokset => vakiintuneet käytännöt ovat vasta muotoutumassa, hiljaisen tiedon siirto
Oma tietomalli mahdollistaa suljettua formaattia joustavamman mallinnuksen ja prosessin osien uudelleenkäytön
Lukurajapinta Visiosta ja Excelistä toteutettu, QPR:ään työn alla
Huonona puolena oman graafisen käyttöliittymän puute. Prosessien mallinnus edellyttää koulutusta.
Vinkkejä mallinnukseen
Yleisluontoinen kuvaus vs. liian tarkka: liian tarkka kuvaus on työlästä ja kokonaisuus hämärtyy. toisaalta yleisluontoisessa kehittämismahdollisuuksien havaitseminen vaikeutuu.
Prosessi voidaan pilkkoa aliprosesseihin
ProcessManagerissa lisäksi abstraktiotasot, joiden avulla prosessi voidaan "pilkkoa" eri kerroksiin. Lisäksi rooleja voidaan kuvata organisaatio- ja virkanimiketasolla
Prosesseista pitäisi erottua "päälinja", joka kuvaa tavallisimman tai ihanteellisen prosessin kulun. Tämän jälkeen prosessia voidaan täydentää poikkeuksilla, dokumenteilla, tietovirroilla ym.
Kukin aktiviteetti vain yhdelle uimaradalle. Jos toimintaan osallistuu samanaikaisesti useampia rooleja, luodaan useita aktiviteetteja, jotka merkitään rinnakkain.
Dokumenttien ja tietojärjestelmien merkkaamisesta
Kontrollivirran "ohessa" kulkevat dokumentit merkitään aktiviteettien "väliin": aktiviteetti1 -> dokumentti -> aktiviteetti2. Tällöin voidaan päätellä, että dokumentti liittyy kumpaankin aktiviteettiin (ja rooliin)
Vain tietovirtojen päissä olevat dokumentit merkitään sen roolin uimaradalle, jolle dokumentti tulee/lähtee ja yhdistetään tietovirralla aktiviteettiin, josta dokumentti on lähtöisin/menossa