KÄYTÄNNÖN
VIHJEITÄ POWERPOINT –ESITYKSEN LAATIMISEEN JA
ESITTÄMISEEN
Juhani Pirhonen
Tässä muutamia
vihjeitä, joiden avulla voit helposti tehdä esitelmästäsi paremman ja
mielenkiintoisemman kuulijoille. Nämä ongelmat tai heikkoudet tulevat tyypillisesti
esille opiskelijoiden esitelmissä, joita he pitävät esim. kurssitöistään.
1.
ESITYKSEN VALMISTELU
KÄYTÄ RIITTÄVÄN ISOA
FONTTIKOKOA
- tämä on erityisen tärkeää myös kuvien kohdalla.
Jos tuot esitykseen kuvia esim. Excelistä, niin käytännössä aina fonttikokoa
täytyy suurentaa reilusti sekä akseliotsikoissa että -numeroissa. Poista
numeroista turhat desimaalinollat. Muista myös suurentaa fonttikoko
kuvasymboleiden selitteissä! PP-esityksessä
kuvateksti voi tulla dian yläosaan dian otsikkona.
ÄLÄ SULLO LIIKAA
TEKSTIÄ YHTEEN DIAAN
- tekstiä ei kannata tuoda suoraan esim.
raportista, vaan kuvissa on hyvä esittää pääkohdat – siis se, mitä haluaisit
kuulijoiden muistavan. Puheessa voit sitten tarkentaa esittämiäsi asioita.
KOPIOITUUN TEKSTIIN JA
KUVIIN TULEE LAITTAA VIITTAUKSET
- mikäli esität jostakin kopioitua materiaalia
(esim. netistä löytyneitä kuvia), tulee lähde olla ehdottomasti näkyvissä.
2. ESITELMÄN PITÄMINEN
ESITTELE ITSESI
- mikäli tiedät, että kaikki eivät tunne sinua,
niin kannattaa kertoa ainakin oma nimi. Yleisöstä tai esitelmästä riippuen voit
kertoa myös jotain taustastasi, erityisesti jos sillä on merkitystä esitelmän
aiheen kannalta.
ÄLÄ YLITÄ TAI ALITA
SINULLE VARATTUA ESITYSAIKAA
- ajan arvioiminen voi olla vaikeaa, mutta
nyrkkisääntönä voi pitää sitä, että yhtä kuvaa kohden menee 2 minuuttia. Paras
keino varmistua ajankäytöstä, on pitää harjoitusesitelmä joko ihan itsekseen
tai vaikka omalle koiralle.
PUHU KUULUVASTI, ÄLÄ
PUHU KOHTI TAULUA
- kuulijoiden kiinnostus lopahtaa, mikäli eivät
kuule puhettasi. Liian kovaa voi tuskin puhua – mutta ei tietenkään huutaakaan
tarvitse. Jos epäilet äänesi kantavuutta, voit kysäistä yleisöltä kuuluuko ääni
taakse asti.
ÄLÄ ISTU ESITELMÄSI
AIKANA
- jos fyysinen vamma ei estä seisomista, niin
silloin esitys kannattaa pitää seisaallaan. Näin myös ääni kuuluu paremmin
takapenkkeihin asti.
Tässä vielä hyviä
lisäohjeita englanniksi, monet päällekkäisiä yllä olevienkohtien kanssa:
Tips for an Effective Scientific Presentation
San Francisco Edit, www.sfedit.net
The scientific talk has become one of the most important communication
forums for the scientific community.
Being able to make a strong presentation is important not only for
communicating the work, but also for communicating your contribution to the
work. Audiences often assign credit for
the work to the person who makes the presentation, even if that person presents
on behalf of a team.
The speaker must manipulate visual media, project an aura of being at
ease with the material, and have the presence to answer unanticipated
questions. A poorly prepared talk makes
a statement that the speaker does not care about the audience and perhaps does
not care much about his subject.
There are two key issues in the preparation of a talk:
The
message: What do I want the audience to know when I am finished?
The
audience: How do I present my talk so the audience will understand and remember
what I have to say?
Here are some tips for giving an effective presentation:
Prepare
your material carefully and logically. Tell a story. The
story should have four parts: (a)Introduction (b)
Method (c) Results (d) Conclusion/Summary.
Polish
your graphics. See our newsletter on the Effective Use of
Software in Scientific Presentations at http://www.sfedit.net/newsletters.htm
Respect
time limits. Your audience is likely to be on a tight schedule.
Going over your allotted time is disrespectful to your audience, organizers,
and fellow presenters. Budget 2-3 minutes per slide (e.g. 30 minute talk =
10-15 slides).
Don't
put in too much material. A good speaker will have one or two central
points and will adhere to that material.
Practice
Practice Practice. Stand up
and practice the talk out loud. You will come up with better phrasing to
describe what you want to say allowing you to develop a natural flow. Don’t memorize the talk.
Cite the
work. Make it clear who did the work and where.
Be
enthusiastic. Enthusiasm is incredibly important in engaging
your audience. You should be animated in your voice, varying your volume and
speed of delivery and making sure you project your voice. Also, be active in
your gestures: use your hands, wave them around, point to things.
Talk to
the audience not to the screen.
To keep their interest, it is important to have eye contact with the
audience.
Have
only a few concluding points. People can't remember more than a couple of
things from a talk, especially if they are hearing many talks
at large meetings.
Acknowledge
collaborators. Have a slide in which you briefly outline your
supervisors, collaborators, and others who have helped with your research. Also
remember to include your funding agencies.
Thank
the audience. Thanking the audience for their attention is
important and provides a nice segue into the question-and-answer session.
Be
personable in taking questions. Keep your answers short and to the point. Prior
to your talk, you may be able to anticipate major questions and, to answer
them, have additional slides ready. If
you don't know the answer, say "I don't know, I
will have to look into that." If the questioner disagrees with you and it
looks like there will be an argument, defuse the situation by saying “We
obviously don’t agree, so let’s discuss this later so I can continue answering
other people’s questions”. Never insult the questioner.
Familiarize
yourself with the room. Before the talk check out in advance the room where you will give your talk and the equipment that
you plan to use. Not only should this make you more comfortable, but it may
also help you avoid unexpected technological problems.
For more detailed information regarding writing a manuscript for
publication, please review some of our other articles at http://www.sfedit.net/newsletters.htm
. These articles approach such subjects
as Writing the First Draft, Writing Effective Results, Methods and Materials,
Discussions, Selecting a Journal, Responding to Reviewers, etc.